Procesos contables en las empresas y la sociedad mercantil

 En este texto se desarrollará términos y definiciones de una empresa, así como clasificaciones, objetivos y demás. Una empresa es una entidad u organización integrada por departamentos en las que producen bienes para las necesidades del cliente a cambio de beneficios económicos. Dentro de las empresas se encuentran socios e inversionistas, en relación con esto mediante la escritura de un contrato de sociedad establecen aportaciones monetarias para beneficiarse.

 

Para los comerciantes, según el Código de Comercio, tienen obligaciones con el tribunal en las sociedades mercantiles en donde la empresa rige su actividad basándose en la ley. Un contrato de sociedad es el acta constitutiva de una empresa registrada ante un notario, proporcionando la información necesaria para su creación. En las empresas es necesario hacer los procesos contables, ya que nos detalla los movimientos de las empresas y estudiar su situación, bajo las NIIF los estados activos que determinan los elementos y principios.

EMPRESA

Una empresa es la organización en la cual una persona o más se dedican al comercio cumpliendo las demandas del cliente proporcionando mercancías o servicios y a través de ello obtener fines económicos y beneficios lucrativos que permitan la continuidad de la empresa.

 

1. Una empresa debe tener un nombre que la diferencia de las demás, una razón social que ayude a identificarla externamente.

 

 2. Las empresas pueden estar constituidas como personas naturales como un empresario individual o personas jurídicas como las sociedades mercantiles.

 

 3. Dentro de la planeación y estrategias de una empresa se define el fundamento, las metas y el motivo de la empresa creada, se conoce como misión y visión.

 

4. La estructura organizacional de las empresas está hecha a través de organigramas, una organización con estructura vertical consta de jerarquía y del poder definido; una organización con estructura horizontal emplea a los trabajadores la capacidad de debatir en la toma de decisiones sin una aprobación ejecutiva.

IMPORTANCIA

La importancia de una empresa gira en torno al grupo de intereses, las personas involucradas que velen por el bienestar de la empresa que muestren inclinación hacia el rendimiento y los resultados económicos, a) los propietarios que invierten sus recursos y esperan un margen de ganancia, b) los administradores que son personas autorizadas por el propietario para el manejo de la empresa, c) empleados que ofrecen sus servicios a cambio de un sueldo, d) a los acreedores igualmente invierten sus recursos al proporcionarles créditos esperan un buen manejo, e) clientes: al comprar los bienes o servicios que la empresa produce, un quiebre les ocasiona problemas, f) los gobiernos reciben impuestos de las empresas.

 

Las empresas tienen una responsabilidad social que contribuye con la solución de problemas económicos, los aportes monetarios son fundamentales para el desarrollo económico de los países.

 
FUNCIÓN SOCIAL

Las empresas como sociedades cumplen ciertos objetivos que a su vez hacen mejoras en el entorno social y las personas que forman parte de la empresa. A continuación, se destacan tres funciones principales:

Las empresas se encargan de generar un conjunto de bienes y servicios que sean de utilidad para el cliente, ofreciendo rentabilidad, calidad, y un acceso fácil bajo un menor costo. La demanda del cliente busca que los productos o bienes sean elaborados por profesionales, que su objetivo sea mejorar su calidad y que puedan satisfacer sus necesidades.

 

Las empresas juegan un papel importante en cuanto a los trabajadores que conforman la parte del grupo humano, ya que les permite la estabilidad económica que necesiten para un estilo de vida adecuado y poder coexistir, de la misma forma en que las personas que forman parte de la empresa puedan llegar a lograr la auto realización, crecer y desarrollarse en el ámbito laboral consiguiendo un buen perfil laboral con la consolidación de la madurez para alcanzar el grado de perfeccionamiento en sus habilidades.

 

Las empresas tienen un cometido fundamental por lo que corresponde a la organización en el territorio que se sitúa la mejora del contexto natural, social, y material en el que se ejecutan los labores. Por consecuencia trae consigo la creación de empleo y el surgimiento de la actividad económica en el área en la que se establecieron. Esto influye de manera positiva en altas posibilidades de percibir ingresos del empleo y les permita convivir de manera íntegra. En relación con esto, la empresa busca optimizar sus recursos bajo el menor número posible, la utilización eficiente de los recursos contribuye con el entorno natural.

 

Es interesante como predomina la rentabilidad de una empresa porque sin ella no puede sostenerse, si los ingresos son menores que los egresos, la dirección de la empresa difícilmente podrá mantenerse. Pese a la rentabilidad de una empresa, la ecuación principal se concentra en su función social, la cual toma la rentabilidad de la empresa como una condición para cumplir el servicio de las personas y su función a largo plazo, a fin de cuentas, es esencial para la empresa.

OBJETIVOS

Los objetivos componen las metas que aspira una empresa, lo que quiere alcanzar a largo, mediano y corto plazo que se obtienen mediante estrategias, planificación, capital y recursos. Un objetivo se materializa cuando se obtienen fines económicos y sociales, benefician la rentabilidad, el perfil, buena imagen, calidad, y la percepción del cliente. Cabe destacar que las empresas y organizaciones cuentan con metas distintas, ya sea obtener calidad a través de servicios, crecimiento en el mercado, ganar clientes o mejoramiento de procesos y fabricación. 

 

Al tener tus objetivos definidos y saber lo que quieres, se puede evaluar la situación, estudiar posibles oportunidades y trazar el camino hacia lo que se desea cumplir.

 

 CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS

 Las diversas clasificaciones de las empresas se clasifican según varios criterios: productivos, funcionales, organizativos, actividades y entre otros.

 

 A) A QUIÉN LE PERTENECE EL PATRIMONIO DE LA EMPRESA: En relación con los propietarios, ya sean entidades públicas o particulares, se catalogan como:

 

1. Empresas privadas: Son las organizaciones de propietarios e inversionistas particulares del sector privado.

 

2. Empresas públicas: Son sociedades en las que los propietarios le pertenecen al Estado a nivel nacional, municipal o provincial.

 

3. Empresas mixtas: Son empresas donde los propietarios están distribuidos entre el Estado y empresas privadas.

 

 B) ACTIVIDADES QUE REALIZAN LA EMPRESA: Conforme a las actividades que desarrolla una empresa pueden formar parte de sectores como:

1. Sector primario: se caracteriza por ser actividades económicas basadas en la recolección y extracción de recursos minerales, materia prima que permiten su transformación. Son empresas trascendentales y necesarias para la existencia de los otros sectores, dentro de ella encontramos la pesca, minería, ganadería y agricultura.

 

2. Sector secundario: se caracteriza por ser actividades económicas basadas en la transformación de la materia prima mediante procesos de fabricación para convertirlas en bienes y productos listos para ser consumidos, incluye actividades de construcción, industrias de manufactura o transformación de energías, entre otras.

 

3. Sector terciario: se caracteriza por ser actividades económicas basadas en

la creación y gestión de oficios que aseguran el bienestar de la población, ya que no producen bienes materiales, estas empresas se dedican al comercio, medicina, psicología, educación, transporte, seguridad, turismo o administración.

 

C) FORMAS DE ORGANIZACIÓN DE LAS EMPRESAS: Los modelos básicos de organización empresarial están basadas en la interacción de los miembros formal e informal.

 

1. Formal: Son las organizaciones empresariales donde el plan de constitución ajusta las actividades corporativas, divide la empresa en departamentos asignando roles, cada uno encargado de un proyecto diferente supervisado por un responsable y estos responden a un superior, están estructuradas por jerarquía, y los empleados se rigen por normas establecidas dentro de la empresa.

 

2. Informal: Contiene una estructura simple y más flexible con menos jerarquía, lo que les permite una evolución permanente y mayor comunicación, con un entorno creativo dejando mayor autonomía a los empleados en su labor, en la toma de decisiones se toman en conjunto y algunas veces no son registradas en un documento.

ESCRITURA DE UNA CONSTITUCIÓN DE SOCIEDAD

 

Un documento de sociedad es un contrato entre socios en el que ambas partes manifiestan la obligación de aportes en dinero o trabajos para el desarrollo de una actividad, lo que les proporciona utilidades que serán repartidas a los socios, ya sean personas físicas o jurídicas, la sociedad se constituyen mediante una escritura pública o documento privado para formar una persona jurídica.

 Generalmente, las escrituras públicas están constituidas por sociedades anónimas, limitadas, colectivas, en comanditas simples o por acciones, las cuales aportan un bien inmueble como parte del capital, en un documento privado las sociedades se constituyen por el art. 22 de la Ley 1014 de 2006

a la hora de constituirse en necesario una declaración de los gastos.

 

Los requisitos para la constitución de una sociedad según el Código de Comercio en el art.110 hace mención de:

 

·         Identidad de los socios (nombre y domicilio), en caso de personas naturales, indicar la nacionalidad y documentos de identificación legal.

·         Elección del tipo de sociedad y nombre

·         Domicilio de la sociedad y sucursales que se instauren en el acto de Constitución.

·         La empresa de la sociedad, debe exponer un enunciado claro y

completo de las actividades principales.

·         El capital y aportaciones de paga de cada socio en el acto de Constitución.

·         La forma de administración indicando las atribuciones y facultades de los administradores, las que reserven los asociados, las asambleas y juntas de socios.

·         Fechas en las que deben hacerse inventarios y balances generales, y la forma de distribución de beneficios

·         La forma de hacer la liquidación, una vez sea disuelta la sociedad.

 

Para realizar el registro, el representante legal presentará una copia original del documento ante un notario, el formulario de Registro Único Empresarial y Social (RUES), la fotocopia de un recibo de servicio público domiciliario con exhibición del original y cancelar los derechos de inscripción.

Una vez constituida la sociedad deberá abrir una cuenta corriente o de ahorros en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera, Inscribir en el registro mercantil de la Cámara de Comercio, los libros de registro de socios o accionistas, actas de asamblea y juntas de socios, la inscripción en el registro del impuesto de industria y comercio, formalizar los trámites laborales, industriales y ambientales, ante las entidades promotoras de salud, cajas de compensación familiar, autoridades ambientales entre otras y renovar cada año en un plazo de los tres primeros meses la matrícula mercantil y establecimientos de comercio de la sociedad.

Para más información visualiza este vídeo: https://youtu.be/ZRN1xVNToTY

 

CONTRATO DE SOCIEDAD

Un contrato de sociedad o acta constitutiva es un documento notarial obligatorio registrado ante un notario o corredor de comercio que legaliza la constitución de una sociedad cuando se crea una empresa. Es una base legal de los datos básicos de la empresa tales como:

 

La razón social(nombre)

Objetivo

Tipo de empresa

Funcionalidades específicas

Quienes forman parte de ellas y aportaciones(socios)

Estatutos primordiales (Reglas de la empresa dentro del contrato social) y cualquier otra información de la sociedad que sea considerada importante.

DISPOSICIONES DEL CÓDIGO DE COMERCIO (OBLIGACIONES DE LOS COMERCIANTES) ARTÍCULOS 1 – 9

Art.1 El código de comercio rige las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones mercantiles y los actos de comercio, aunque sean ejecutados por no comerciantes.

 

Art.2 Son actos de comercio, ya de parte de todos los contratantes, ya de parte de algunos de ellos solamente:

La compra, permuta o arrendamiento de cosas muebles hecha con ánimo de revenderlas, permutarlas, arrendarlas o subarrendarlas en la misma forma o en otra distinta; y la reventa, permuta o arrendamiento de estas mismas cosas.  

compra o permuta de Deuda Pública u otros títulos de crédito de comercio, hecha con el ánimo de revenderlos o permutarlos; y la reventa o permuta de los mismos títulos

La compra y venta de un establecimiento de comercio y de las acciones de las cuotas de una sociedad mercantil

La comisión y el mandato comercial.

Las empresas de fábricas o de construcciones.

Las empresas de manufacturas, almacenes, bazares, tiendas, fondas, cafés y otros establecimientos semejantes.

Las empresas para el aprovechamiento industrial de las fuerzas de la naturaleza, tales como las de producción y utilización de fuerza eléctrica.

Las empresas editoras, tipográficas, de librería, litográficas y fotográficas.

El transporte de personas o cosas por tierra, ríos o canales navegables.

El depósito, por causa de comercio; las empresas de provisiones de suministros, las agencias de negocios y las empresas de almonedas.

Las empresas de espectáculos públicos.

Los seguros terrestres, mutuos o a prima, contra las pérdidas y sobre las vidas.

Todo lo concerniente a letras de cambio, aun entre no comerciantes; las remesas de dinero de una parte a otra, hechas en virtud de un contrato de cambio, y todo lo concerniente a pagarés a la orden entre comerciantes solamente, o por actos de comercio de parte del que suscribe el pagaré.

Las operaciones de Banco y las de cambio.

Las operaciones de corretaje en materia mercantil.

Las operaciones de Bolsa.

La construcción y carena, compra, venta, reventa y permuta de naves.

La compra y la venta de herramientas, aparejos, vituallas, combustible u otros objetos de armamento para la navegación.

Las asociaciones de armadores y las de expediciones, transporte, depósitos y consignaciones marítimas.

 Los fletamentos préstamos a la gruesa, seguros y demás contratos concernientes al comercio marítimo y a la navegación.

Los hechos que producen obligaciones en los casos de averías, naufragios y salvamento.

Los contratos de personas para el servicio de las naves de comercio y las convenciones sobre salarios y estipendios de la tripulación.

Los contratos entre los comerciantes y sus factores o dependientes.

Art.3 Se repuntan además actos de comercio, cualesquiera otros contratos y cualesquiera otras obligaciones de los comerciantes, si no resulta lo contrario del acto mismo, o si tales contratos y obligaciones no son de naturaleza esencialmente civil.

Art.4

Los simples trabajos manuales de los artesanos y obreros, ejecutados individualmente, ya sea por cuenta propia o en servicio de algunas empresas o establecimientos enumerados en el artículo 2, no constituyen actos de comercio.

Art.5 No son actos de comercio la compra de frutos, de mercancías u otros, efectos para el uso o consumo del adquiriente o de su familia, ni la reventa que se haga de ellos. Tampoco es acto de comercio la venta que el propietario, el labrador o el criador, hagan de los productos del fundo que explotan.

Art.6 Los seguros de cosas que no son objeto o establecimientos de comercio y los seguros de vida son actos mercantiles por parte del asegurador solamente. La cuenta corriente y el cheque no son actos de comercio por parte de las personas no comerciantes, a menos que procedan de causa mercantil.

Art.7 La Nación, los Estados, el Distrito Federal, los Distritos y los Municipios no pueden asumir la cualidad de comerciantes, pero pueden ejecutar actos de comercio; y, en cuanto a estos actos, quedan sujetos a las leyes mercantiles.

Art. 8 En los casos en que no estén especialmente resueltos por este Código, se aplicarán las disposiciones del Código Civil.

Art.9 Las costumbres mercantiles suplen el silencio de la Ley cuando los hechos que las constituyen son uniformes, públicos, generalmente ejecutados en la República o en una determinada localidad y reiterados por un largo espacio de tiempo que apreciarán prudencialmente los Jueces de Comercio.

IMPORTANCIA Y PRINCIPIOS GENERALES DE LA CONTABILIDAD. BAJO LAS NIIF

 

Las Nomas Internacionales de Información Financiera (NIIF) fueron creadas con el objetivo de establecer un lenguaje común para comprender las finanzas, el estudio de los estados financieros para las empresas y también para inversionistas que deseen invertir en los mercados capitales. Ejemplo, supongamos que en una empresa existe la posibilidad de ampliar su negocio mediante un futuro inversionista extranjero, el lenguaje financiero permite que el inversionista pueda reconocer la información financiera y analizar la decisión sobre invertir su capital o no.

 

La Junta de Normas Internacionales de Contabilidad (International Accounting Standards Board) El IASB publica el Marco Conceptual para la presentación de la información financiera que incluye:

 

 Devengado: Las transacciones y demás procesos (ingresos y egresos) serán reconocidos al momento (y no una vez que se obtiene el pago), asimismo registrado en los libros contables.

 

Comprensibilidad: Al suministrar cualquier información en los estados financieros debe de ser de la manera más clara, de tal modo que sea comprensible para el usuario.

 

Relevancia: La información de los estados financieros debe de ser útil con lo que respecta a las necesidades del usuario en la toma de decisiones. Se considera de relevancia cuando ayuda a evaluar sucesos pasados, presentes o a futuro.

 

Confiabilidad: Los registros de los usuarios buscan la información más fiable. La información presentada tiene la cualidad de confiabilidad cuando no contiene ningún error y es correcta.

 

Esencia sobre forma: Si la información es la representación fiel de las transacciones reflejadas, que se mantiene firme a su realidad económica.

 

Neutralidad: Para ser fiable, los registros de la información en los estados financieros debe ser neutral, es decir, de modo imparcial que no se vea influenciada en la toma de decisiones.

 

Prudencia: Es la precaución tomada al realizar los registros contables y

estimaciones en condiciones desfavorecedoras, en la que los no se sobrevaloren los activos y las pérdidas no sean infravaloradas.

 

Integridad: Es la información de los estados financieros en su totalidad, cualquier omisión puede provocar que la información sea errónea, y por lo

tanto no fiable y deficiente.

 

 LA CONTABILIDAD Y EMPRESAS.

 

La contabilidad en las empresas proporciona el registro de los ingresos y egresos, de otras operaciones económicas como balances, libros diarios y mayor. Para suministrar estas operaciones la contabilidad usa los estados financieros, los resultados son de sumo interés para usuarios internos de la empresa como el gerente para el planteamiento y control de actividades comerciales y administrativas de la empresa pueda elaborar un pronóstico.

 

Toda acción financiera realizada por la empresa como préstamos, cobros, balances o deudas deberá ser registrado, pues la contabilidad se trata de la gestión económica de la empresa, al evaluar la situación de la empresa y tener conocimiento de la dirección en la que va, y preparar estrategias adecuadas en la toma de decisiones.

 

Parte de lo necesario para llevar la contabilidad de una empresa son los libros(obligatoriamente) un libro diario contiene todas las acciones que hace la empresa ordenada por fechas, los libros de inventario contienen el balance de sumas, ganancias y perdidas

 

Las operaciones que haga la empresa deben de ser registradas en un documento como:

·         Compras y gatos

·         Ventas e ingresos

·         Nóminas

·         Inversiones financieras

·         Movimientos de efectivo y bancarios

·         Liquidaciones

·         Préstamos y deudas

 

Para concluir tenemos que las empresas se comprenden de una persona particular o socios que forman una persona jurídica, establecidas bajo la constitución de una sociedad donde efectúan procesos como el acta constitutiva, un documento obligatorio para la legalización de la empresa. Pueden variar en cuanto a propiedades del patrimonio como empresas públicas, privadas o ambas; o la actividad a la que se dediquen dentro de los sectores y por la organización estructural a través de niveles de jerarquía (formal) o de manera más flexible, fomentado la comunicación entre departamentos(informal). La contabilidad es un factor clave en la administración empresarial, los estados financieros son el estado de perdidas, ganancias y balance general, es por eso que resulta fundamental para el lenguaje bajo las NIIF que ofrecen a los usuarios información de calidad para la toma de decisiones.

Puedes visualizar este vídeo: https://youtu.be/qs72Xk9HxT4

 Ahora responde ¿Que piensas acerca de la información contable dentro de una empresa? ¿Es importante?